L’entretien professionnel annuel : un rendez-vous important

Les personnels BIATSS titulaires et contractuels sont soumis à un entretien professionnel annuel portant sur l’appréciation de leur valeur professionnelle qui donne lieu à un compte rendu d’entretien professionnel (CREP) en application des dispositions des décret n°2010-888 relatif aux conditions générales de l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires de l’État,  et  n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l’État.

L’entretien professionnel est un rendez-vous avec son supérieur hiérarchique qui se prépare

L’entretien professionnel annuel est un moment privilégié d’échange direct qui permet de faire le bilan de l’année écoulé et d’identifier les objectifs pour l’année à venir. Il est conduit par le supérieur hiérarchique direct qui fixe sa date au moins huit jours avant sa tenue et donne lieu à un compte rendu signé par chaque partie. Ce compte rendu joue un rôle important dans le déroulé de carrière (promotion, mobilité) et pour l’attribution des primes (CIA).

Il est donc primordial de préparer son entretien annuel et de lire attentivement le compte rendu qui en découle, lequel doit être rédigé avec soin par l’évaluateur. L’évaluateur doit s’attacher dans sa rédaction à étayer ses observations sur des éléments factuels et s’abstenir de toute considération d’ordre médical.

Qui est concerné par l’entretien professionnel annuel ?

L’entretien professionnel annuel concerne les fonctionnaires et les contractuels en activité. Pour les contractuels, la durée du contrat doit être supérieure à un an. Un personnel qui prend ses fonctions en cours d’année se voit proposer un entretien d’objectifs.

Le cas des personnels en situation de mobilité

• Cas des personnels mis à disposition (MAD) ou en position normale d’activité (PNA)

Le fonctionnaire ou le contractuel mis à disposition ou en position normal d’activité est évalué par le supérieur hiérarchique direct ou par le responsable sous l’autorité duquel il est placé au sein de l’organisme d’accueil. Ce supérieur hiérarchique rédige un rapport sur la manière de servir de l’agent et le transmet à l’administration d’origine après l’avoir communiqué à l’agent évalué qui peut y porter ses observations. Ce rapport sert de support pour l’appréciation de la valeur professionnelle du fonctionnaire.

• Cas des personnels détachés

Le fonctionnaire ou le contractuel détaché dans le périmètre de la fonction publique est évalué par le supérieur hiérarchique direct dont il dépend dans son organisme d’accueil. Le compte rendu de l’entretien professionnel est transmis à  l’administration d’origine.
Pour un personnels détaché dans un organisme ne relevant pas de la fonction publique, l’évaluation est faite par l’administration d’origine du fonctionnaire sur la base du rapport établi par le supérieur hiérarchique direct auprès duquel il sert. Le rapport est porté à la connaissance de l’agent évaluée qui peut y porter ses observations.

Sur quels sujets porte l’entretien annuel ?

L’entretien annuel s’articule sur les principaux sujets suivants :

•  les résultats professionnels obtenus par le fonctionnaire eu égard aux objectifs qui lui ont été assignés et aux conditions d’organisation et de fonctionnement du service dont il relève ;
•  les objectifs assignés au fonctionnaire pour l’année à venir et les perspectives d’amélioration de ses résultats professionnels, compte tenu, le cas échéant, des perspectives d’évolution des conditions d’organisation et de fonctionnement du service ;
•  la manière de servir du fonctionnaire ;
• les acquis de son expérience professionnelle ;
• le cas échéant, la manière dont il exerce les fonctions d’encadrement qui lui ont été confiées ;
• les besoins de formation du fonctionnaire eu égard, notamment, aux missions qui lui sont imparties, aux compétences qu’il doit acquérir et à son projet professionnel ;
• les perspectives d’évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité ;
• l’attribution de la part variable du RIFSEEP (complément indemnitaire annuel – CIA)

Cette liste n’est pas limitative, d’autres éléments peuvent être pris en compte en fonction de la spécificité des missions ou des tâches.

La spécificité de la campagne d’entretien en administration centrale

Un volet évaluation et un volet formation

L’évaluation annuelle de l’atteinte des objectifs s’accompagne d’un entretien de formation visant à  déterminer les besoins de formation de l’agent au vu de ses missions, des objectifs qui lui sont assignés, de ses perspectives professionnelles de carrière et de mobilité.

L’entretien de formation fait l’objet d’un compte rendu, même si l’agent ne formule pas de demande de formation.

A noter : les formations peuvent être proposées par l’évalué ou l’évaluateur. Elles visent le développement de compétences,  l’adaptation au poste ou sont en lien avec le projet professionnel. Prendre connaissance en amont de  l’offre de formation du PAFAC permet de mieux préparer le volet formation de l’entretien.

La signature du CREP

La signature du CREP  intervient selon une procédure définie par la réglementation qui est la  suivante.

1. Le compte rendu de l’entretien professionnel est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct du fonctionnaire. Il comporte une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de ce dernier.
2. Le compte rendu signé par le supérieur hiérarchique direct est communiqué à l’agent évalué qui le complète, le cas échéant, de ses observations.
3. Il est visé par l’autorité hiérarchique (N+2) qui peut formuler, si elle l’estime utile, ses propres observations.
4. Le compte rendu est notifié au fonctionnaire qui le signe pour attester qu’il en a pris connaissance puis le retourne à l’autorité hiérarchique qui le verse à son dossier.

Nota bene : l’agent évalué est le dernier à signer le compte rendu d’entretien professionnel (CREP). On ne peut donc pas vous demander de signer le CREP alors que votre supérieur hiérarchique direct ne l’a pas signé et qu’il n’est pas visé par le N+2. La validation en ligne sur E-CEFAC de la version signée par le supérieur hiérarchique signifie seulement que vous avez pris connaissance dans la phase de communication de la dernière version proposée par l’évaluateur après intégration éventuelle de vos observations. Enfin, contrairement à une idée répandue, la signature du compte rendu par l’agent évalué ne signifie pas qu’il est d’accord avec son contenu mais seulement qu’il en a pris connaissance.

La contestation du CREP

• Recours hiérarchique

L’autorité hiérarchique peut être saisie par l’agent d’une demande de révision de son compte rendu d’entretien professionnel. Ce recours hiérarchique est exercé dans un délai de quinze jours francs à compter de la date de notification à l’agent de son CREP. L’autorité hiérarchique notifie sa réponse dans un délai de quinze jours francs à compter de la date de réception de la demande de révision.

• Recours devant la CAP ou CCP pour les contractuels

Le fonctionnaire ou le contractuel peut saisir la CAP ou la CCP pour révision du CREP dans un délai de 1 mois à compter de la date de notification de la réponse formulée par l’autorité hiérarchique. La validité de la saisine de la CAP est conditionnée à un recours hiérarchique préalable. L’administration communique à la CAP ou CCP tous les éléments utiles pour l’examen des recours.

• Un recours contentieux

Enfin, un recours contentieux devant le tribunal administratif est possible après avis de la CAP ou CCP et une décision défavorable de l’administration dans les deux mois suivant sa notification. Ce recours peut porter aussi bien sur la procédure que sur le contenu du CREP.

CREP et régime indemnitaire

Le CREP sert de fondement à la modulation du régime indemnitaire, lorsque celui-ci comprend une part variable établie en fonction des résultats individuels ou de la manière de servir.

En pratique, l’appréciation de la manière de servir relatée dans le CREP peut servir de fondement à une diminution ou une augmentation de votre CIA. Il est donc important que le CREP soit le reflet le plus fidèle possible de votre activité et que son contenu fasse consensus.

CREP et promotion

Outre son impact sur le CIA, le CREP est un outil important dans le déroulé de carrière. Les lignes directrices de gestion ministérielles relatives à la carrière soulignent la nécessité de mettre en cohérence le contenu du rapport d’aptitude et celui du CREP.  Autrement dit, lorsque l’on envisage de soutenir la promotion de grade ou de corps d’un agent, il est important que le rapport d’aptitude rédigé par le supérieur hiérarchique soit cohérent avec les conclusions du CREP.